يكون توثيق المحررات أو التصديق على توقيعات ذوي الشأن فيها في مكتب أو فرع التوثيق في مواعيد العمل الرسمية.
وفي حالة ماإذا كان أحد المتعاقدين في حالة لا تسمح له بالحضور إلى المكتب أو الفرع فيجوز عندئذ للموثق المختص أن ينتقل إلى محل إقامته بناء على طلبه للقيام بالإجراء المطلوب وذلك بعد سداد الرسم المستحق للانتقال. ويتعين أن يكون محل إقامة صاحب الانتقال واقعا في دائرة اختصاص مكتب أو فرع التوثيق المقدم إليه طلب الانتقال المتضمن بيانا مفصلا عن محل إقامته من حيث بيان رقم المنزل واسم الشارع والناحية والمركز أو قسم الشرطة والمحافظة التابع لها.
• يجب على الموثق أن يذكر بصدر المحرر المطلوب توثيقه أو بموضوع المحرر بدفتر التصديقات على التوقيعات وكذلك بمحضر التصديق- حسب الأحوال- أن الإجراء قد تم بالانتقال إلى محل إقامة الطالب الذي تم الانتقال إليه فعلا (رقم الشقة والمنزل واسم الشارع والقسم أو المركز والمحافظة التابع لها).
كما يتعين أن يشار في خانة الملاحظات بدفتر المحررات الموثقة أو دفتر التصديقات على التوقيعات –حسب الأحوال- بحصول الانتقال المشار إليه مع بيان رقم وتاريخ الانتقال. كما يتعين بيان رسم الانتقال الذي تم تحصيله من حيث بيان إجمالي مقداره ورقم وتاريخ وجهة تحصيله وذلك مالم يكن قد تم تحصيله ضمن الرسوم المحصلة على المحرر ذاته.
كما يتعين تحصيل رسم الانتقال مقدما ودون المطالبة بأية مستندات لإثبات أسباب الانتقال كالمرض وغيره -يجوز انتقال الموثق للسجن لإجراء التوثيق أو التصديق على التوقيع الخاص بالمحررات المتعلقة بشئون المحكوم عليه بعقوبة جنحة أو المحبوس احتياطيا.
• وبالنسبة إلى المحكوم عليه بعقوبة جناية فلا يجوز انتقال الموثق للسجن من أجله إلا لتصرفاته المأذون له بها من المحكمة المدنية أو لتصرفاته المأذون له بالتوكيل فيها من المحكمة المدنية.
أما إدارة أشغاله الخاصة بأملاكه فينوب عنه في هذا الشأن القيم الذي يعينه هو وتقره المحكمة المدنية أو الذي تعينه هذه المحكمة.
ولا يقبل منه التوكيلات التي تصدر منه شخصيا بشأن الوكالة في إدارة أشغاله الخاصة بأملاكه.
• ويتعين في جميع الأحوال صدور الإذن والتصريح بالانتقال إلى السجن ونوع الإجراء المطلوب توثيقه أو التصديق على التوقيع فيه من السيد المستشار النائب العام أو ممن يفوضه في ذلك سواء أكان السيد المستشار النائب العام المساعد أو السادة المستشارين المحامين العامين الأول لنيابات الاستئناف المختصة عن طريق النيابات الكلية المختصة.
كما يتعين عدم الانتقال للسجن لاتخاذ الإجراء المطلوب إلا بناء على هذا الإذن والتصريح المشار إليه.
• يعد بكل مكتب أو فرع توثيق دفتر خاص بالانتقال يقيد به طلبات الانتقال بأرقام مسلسلة وتاريخ تقديمها ويوضح به وقت الانتقال من مكتب أو فرع التوثيق ومكان الانتقال من حيث بيان رقم المنزل واسم الشارع والناحية والمركز أو قسم الشرطة والمحافظة التابع لها. كما يوضح به الغرض من الانتقال وسببه وبيانات إجمالية عن المحرر المطلوب الانتقال بسببه.
كما يوضح به رقم وتاريخ توثيق المحرر أو محضر التصديق الخاص به وبيان جملة ومفردات رسم الانتقال. ورقم وتاريخ وجهة تحصيل هذا الرسم. كما يوضح به أيضا في حالة عدم إتمام الانتقال أو عدم توثيق المحرر أو التصديق على التوقيع فيه ما يفيد ذلك مع بيان السبب. وتحفظ طلبات الانتقال ومرفقاتها في ملف خاص بأرقام وتواريخ مسلسلة متفقه مع أرقام وتواريخ قيدها بدفتر الانتقال.
ويتعين أن يوضح بهذه الطلبات وقت الانتقال من مكتب أو فرع التوثيق ومكان الانتقال على النحو سالف الذكر. وكذلك الغرض من الانتقال وسببه. ورقم وتاريخ توثيق المحرر أو محضر التصديق الخاص به. وبيان جملة ومفردات ؤسم الانتقال ورقم وتاريخ وجهة تحصيله. كما يوضح به في حالة عدم إتمام الانتقال أو عدم تمام الإجراءات ما يفيد ذلك مع بيان السبب.
ويجب على الموثق بعد إتمام الانتقال بالدفاتر والمحررات إلى مكتب أو فرع التوثيق التابع له وعدم تركها للعامل المصاحب له في الانتقال. وهو مسئول مسئولية شخصية ومباشرة عن سلامة هذه الدفاتر والمحررات حتى حفظها بالمكان المعد لذلك بمكتب أو فرع التوثيق.
ويحظر اصطحاب طلب الانتقال وخاتم شعار الجمهورية عند إجراء الانتقال. بل تعتمد الأوراق بعد تمام الانتقال بخاتم شعار الجمهورية المعهود به لرئيس مكتب أو فرع التوثيق المختص. كما يتعين على الموثق عدم تجاوز دائرة اختصاص مكتب أو فرع التوثيق التابع له.
ويتولى رئيس مكتب أو فرع التوثيق التأشير على طلبات الانتقال وتحديد ميعاد الانتقال وبيان اسم الموثق المختص بذلك والتوقيع من طالب الانتقال أمامه بالعلم بذلك.
وتكون طلبات الانتقال ودفتر الانتقال عهده رئيس مكتب أو فرع التوثيق والذي يلتزم بتسليم طلبات الانتقال بعد تمام الإجراءات المشار إليها في نهاية كل شهر لموظف الحفظ بمكتب أو فرع التوثيق. كذلك تسليم دفتر الانتقال في نهاية العام لموظف الحفظ المذكور
وفي حالة ماإذا كان أحد المتعاقدين في حالة لا تسمح له بالحضور إلى المكتب أو الفرع فيجوز عندئذ للموثق المختص أن ينتقل إلى محل إقامته بناء على طلبه للقيام بالإجراء المطلوب وذلك بعد سداد الرسم المستحق للانتقال. ويتعين أن يكون محل إقامة صاحب الانتقال واقعا في دائرة اختصاص مكتب أو فرع التوثيق المقدم إليه طلب الانتقال المتضمن بيانا مفصلا عن محل إقامته من حيث بيان رقم المنزل واسم الشارع والناحية والمركز أو قسم الشرطة والمحافظة التابع لها.
• يجب على الموثق أن يذكر بصدر المحرر المطلوب توثيقه أو بموضوع المحرر بدفتر التصديقات على التوقيعات وكذلك بمحضر التصديق- حسب الأحوال- أن الإجراء قد تم بالانتقال إلى محل إقامة الطالب الذي تم الانتقال إليه فعلا (رقم الشقة والمنزل واسم الشارع والقسم أو المركز والمحافظة التابع لها).
كما يتعين أن يشار في خانة الملاحظات بدفتر المحررات الموثقة أو دفتر التصديقات على التوقيعات –حسب الأحوال- بحصول الانتقال المشار إليه مع بيان رقم وتاريخ الانتقال. كما يتعين بيان رسم الانتقال الذي تم تحصيله من حيث بيان إجمالي مقداره ورقم وتاريخ وجهة تحصيله وذلك مالم يكن قد تم تحصيله ضمن الرسوم المحصلة على المحرر ذاته.
كما يتعين تحصيل رسم الانتقال مقدما ودون المطالبة بأية مستندات لإثبات أسباب الانتقال كالمرض وغيره -يجوز انتقال الموثق للسجن لإجراء التوثيق أو التصديق على التوقيع الخاص بالمحررات المتعلقة بشئون المحكوم عليه بعقوبة جنحة أو المحبوس احتياطيا.
• وبالنسبة إلى المحكوم عليه بعقوبة جناية فلا يجوز انتقال الموثق للسجن من أجله إلا لتصرفاته المأذون له بها من المحكمة المدنية أو لتصرفاته المأذون له بالتوكيل فيها من المحكمة المدنية.
أما إدارة أشغاله الخاصة بأملاكه فينوب عنه في هذا الشأن القيم الذي يعينه هو وتقره المحكمة المدنية أو الذي تعينه هذه المحكمة.
ولا يقبل منه التوكيلات التي تصدر منه شخصيا بشأن الوكالة في إدارة أشغاله الخاصة بأملاكه.
• ويتعين في جميع الأحوال صدور الإذن والتصريح بالانتقال إلى السجن ونوع الإجراء المطلوب توثيقه أو التصديق على التوقيع فيه من السيد المستشار النائب العام أو ممن يفوضه في ذلك سواء أكان السيد المستشار النائب العام المساعد أو السادة المستشارين المحامين العامين الأول لنيابات الاستئناف المختصة عن طريق النيابات الكلية المختصة.
كما يتعين عدم الانتقال للسجن لاتخاذ الإجراء المطلوب إلا بناء على هذا الإذن والتصريح المشار إليه.
• يعد بكل مكتب أو فرع توثيق دفتر خاص بالانتقال يقيد به طلبات الانتقال بأرقام مسلسلة وتاريخ تقديمها ويوضح به وقت الانتقال من مكتب أو فرع التوثيق ومكان الانتقال من حيث بيان رقم المنزل واسم الشارع والناحية والمركز أو قسم الشرطة والمحافظة التابع لها. كما يوضح به الغرض من الانتقال وسببه وبيانات إجمالية عن المحرر المطلوب الانتقال بسببه.
كما يوضح به رقم وتاريخ توثيق المحرر أو محضر التصديق الخاص به وبيان جملة ومفردات رسم الانتقال. ورقم وتاريخ وجهة تحصيل هذا الرسم. كما يوضح به أيضا في حالة عدم إتمام الانتقال أو عدم توثيق المحرر أو التصديق على التوقيع فيه ما يفيد ذلك مع بيان السبب. وتحفظ طلبات الانتقال ومرفقاتها في ملف خاص بأرقام وتواريخ مسلسلة متفقه مع أرقام وتواريخ قيدها بدفتر الانتقال.
ويتعين أن يوضح بهذه الطلبات وقت الانتقال من مكتب أو فرع التوثيق ومكان الانتقال على النحو سالف الذكر. وكذلك الغرض من الانتقال وسببه. ورقم وتاريخ توثيق المحرر أو محضر التصديق الخاص به. وبيان جملة ومفردات ؤسم الانتقال ورقم وتاريخ وجهة تحصيله. كما يوضح به في حالة عدم إتمام الانتقال أو عدم تمام الإجراءات ما يفيد ذلك مع بيان السبب.
ويجب على الموثق بعد إتمام الانتقال بالدفاتر والمحررات إلى مكتب أو فرع التوثيق التابع له وعدم تركها للعامل المصاحب له في الانتقال. وهو مسئول مسئولية شخصية ومباشرة عن سلامة هذه الدفاتر والمحررات حتى حفظها بالمكان المعد لذلك بمكتب أو فرع التوثيق.
ويحظر اصطحاب طلب الانتقال وخاتم شعار الجمهورية عند إجراء الانتقال. بل تعتمد الأوراق بعد تمام الانتقال بخاتم شعار الجمهورية المعهود به لرئيس مكتب أو فرع التوثيق المختص. كما يتعين على الموثق عدم تجاوز دائرة اختصاص مكتب أو فرع التوثيق التابع له.
ويتولى رئيس مكتب أو فرع التوثيق التأشير على طلبات الانتقال وتحديد ميعاد الانتقال وبيان اسم الموثق المختص بذلك والتوقيع من طالب الانتقال أمامه بالعلم بذلك.
وتكون طلبات الانتقال ودفتر الانتقال عهده رئيس مكتب أو فرع التوثيق والذي يلتزم بتسليم طلبات الانتقال بعد تمام الإجراءات المشار إليها في نهاية كل شهر لموظف الحفظ بمكتب أو فرع التوثيق. كذلك تسليم دفتر الانتقال في نهاية العام لموظف الحفظ المذكور